Comment pouvons-nous vous aider ?
Réponses courtes aux situations du service. Si ça ne suffit pas, un conseiller reprend la main sur WhatsApp.
Le message n’a pas encore quitté Bienvo (numéro déconnecté, numéro Bienvo occupé, réseau) ou WhatsApp l’a refusé (numéro client inexistant, sans WhatsApp). La réservation, elle, est bien enregistrée.
- Vérifiez la pastille WhatsApp en haut. Orange : reconnectez par QR code (Réglages › Connexion WhatsApp). « Numéro Bienvo » : le message part tout seul, dès qu’un numéro est libre.
- Depuis la réservation, appuyez sur « Renvoyer ». Un seul message part, jamais de doublon.
- Si l’échec persiste pour un seul client, son numéro est probablement faux : appelez-le.
Utile ?
La liaison par QR code, comme WhatsApp Web, peut expirer si le téléphone du restaurant est éteint plusieurs jours, si WhatsApp est réinstallé ou si vous vous déconnectez depuis « Appareils connectés ». Tant que votre numéro n’est pas relié, vos messages partent d’un numéro Bienvo s’il y en a un en service ; sinon ils attendent, et rien n’est perdu.
- Ouvrez WhatsApp sur le téléphone du restaurant.
- Menu › Appareils connectés › Connecter un appareil.
- Scannez le QR code affiché dans Réglages › Connexion WhatsApp. Les messages en attente partent dans la minute.
Utile ?
Cherchez par numéro plutôt que par nom (orthographes variables). Vérifiez le jour et le service, puis « Toutes les réservations » pour voir une annulation ou un changement d’heure.
- Tableau du jour › recherche : tapez les 4 derniers chiffres du numéro.
- Toutes les réservations › période « Tout » › même recherche.
- Introuvable ? Saisissez-la à la main et notez « consentement oral ».
Utile ?
Depuis la fiche, « Annuler » libère la table et envoie le message d’annulation (si consentement). Pour déplacer, annulez puis recréez au bon créneau : le client reçoit une nouvelle confirmation.
Utile ?
La capacité par créneau compte les couverts des réservations À confirmer, Confirmées et Arrivées. Marquez les non-venus et les départs, ou augmentez la capacité pour ce service.
- Tableau du jour : marquez « Non venue » les tables absentes.
- Réglages › Horaires et capacité : ajustez « Couverts par créneau ».
Utile ?
Le paiement en ligne de l’abonnement ouvre bientôt : Mobile Money ou carte bancaire, selon votre pays. Pendant l’essai, vous n’avez rien à payer.
Utile ?
C’est normal : le rôle « Salle » donne accès au tableau du jour et aux réservations, pas aux réglages, à l’abonnement ni à l’équipe. Seul un « Gérant » peut changer un rôle.
Utile ?
Connectez-vous sur le nouveau téléphone avec votre numéro ou email. Si vous aviez relié le numéro du restaurant pour l’envoi des messages, refaites la liaison WhatsApp par QR code depuis le téléphone qui porte ce numéro.
Utile ?
Bienvo anonymise les réservations automatiquement après la durée de conservation choisie dans Réglages › Données et compte (12, 24 ou 36 mois) : nom, numéro, note et texte des messages WhatsApp sont effacés, la statistique de fréquentation reste. Une réservation ne s’efface pas encore à la main depuis sa fiche : pour une demande qui ne peut pas attendre, écrivez au support depuis cette page.
Utile ?
Toutes les réservations › Exporter en CSV, ou Réglages › Données et compte. Le fichier s’ouvre dans Excel et contient le consentement et sa version pour chaque ligne. L’export est inclus dans le plan Pro.
Utile ?
Si WhatsApp tombe pendant le service
Vos réservations ne dépendent jamais de WhatsApp : elles restent dans Bienvo. Seuls les messages attendent. Voici la procédure, dans l’ordre.
Vérifiez le téléphone du restaurantAllumé, avec du réseau, WhatsApp ouvert au moins une fois dans la journée. C’est la cause la plus fréquente.
Reconnectez par QR codeWhatsApp › Appareils connectés › Connecter un appareil, puis scannez le code de Réglages › Connexion WhatsApp.
Prévenez les clients des 2 prochaines heuresSi la reconnexion échoue, appelez ou écrivez depuis votre WhatsApp personnel aux clients dont la confirmation n’est pas partie. La liste est prête.
Continuez le service dans BienvoSaisissez et marquez les arrivées normalement. À la reconnexion, les messages en attente partent seuls, sans doublon.